稼働初週、ダッシュボードのログイン数は初日にだけ跳ね、その後は右肩下がり。現場は「忙しいから今は旧エクセルでやる」と言い、紙とシステムの二重入力が発生。ベンダーは「要件通りリリース済み」と言い、役員からは「投資対効果は？」と詰められる。あなたは改善依頼の稟議、教育計画、クレーム対応で日々が過ぎ、定着は遠のいていきます。
本記事では、現場を動かすための最小限で強い型を2つに絞って解説します。1つ目は軽量版のチェンジマネジメント（ADKAR）でメッセージと支援策を組むこと、2つ目は定着KPIと「日次の儀式」で行動を固定化することです。明日から会議で使える台本とテンプレートも用意します。
Contents
導入したのに誰も使わない！現場でよくある悲劇
新システムの説明会は満席、アンケートも高評価。ところが翌週、現場は旧Excelを開いて業務を回しています。問い合わせは「どこを押せばいいの？」ではなく「前のやり方のほうが早い」ばかり。管理職は「期末で忙しい、定着は来月から」と後ろ向き。ベンダーは「操作マニュアルは渡しました」。情報システム部は「並行運用はリスク」と眉をひそめます。結果、以下が起きます。
- 二重入力・二重チェックで現場の残業が増える
- データの整合が崩れ、経理や在庫で突合の手戻りが発生
- 責任の所在が曖昧になり、「誰が止めるか」で社内の無駄な調整が増加
- 「使えないシステム」というレッテルが貼られ、改善提案も集まらない
典型的な失敗パターンは、導入直後に“使う場面”が設計されていないことです。「教育はやった」「マニュアルは配った」で満足し、明日からどの業務をどう変えるかの段取りが抜けます。さらに“上からの意思表示”が弱く、現場は安全策として旧やり方を選びます。こうして「一度ついた悪い評判」を覆すコストが雪だるま式に増えていきます。
なぜ使われない？定着を阻む見落としがちな原因
使われない理由は技術ではなく、人の行動です。
よくある見落としを、現場で観測できるサインとセットで整理します。
| 障害 | 典型サイン | よくある一言 |
|---|---|---|
| 目的が現場の利益に接地していない | 目標は「全社最適」、現場指標は未定 | 「結局、私たちの時間は減るの？」 |
| 上位者のコミットが弱い | 管理職が旧Excelで報告を受ける | 「今期はどちらでもOK」 |
| 最初の一歩が曖昧 | 初日に何をどこで使うかが不明 | 「忙しい日は後回しにする」 |
| 助けを呼ぶ場がない | チャットは静か、同じ質問が個別に来る | 「誰に聞けばいい？」 |
| 評価・ルールがズレている | 成果評価はスピード、ルールは厳格化 | 「早く終わる方法（旧やり方）を選ぶ」 |
本記事では対処の2つの軸に注目します。
1つ目は、変化を段階で設計するチェンジマネジメント（組織の行動を変える手順の設計：Change Management）。特に「認知→意欲→知識→能力→定着」という5段階（ADKAR）の抜けを埋めます。
2つ目は、定着KPI（重要指標：Key Performance Indicator）の「先行指標」を決め、毎日・毎週の“儀式”（短い定型ミーティングや報告の習慣）で回すことです。これにより、お金は教育や改善に集中し、時間は“迷い時間”を削減し、社内の合意形成はルールと数字で裁けます。
現場を動かす！業務リーダーのためのチェンジマネジメント
ここでは“軽量ADKAR”と“定着KPI＋儀式”の2つの方法を紹介します。
- 軽量ADKAR
- 認知（Awareness）：なぜ今変えるのか。現場の痛みと数字で語ります。
- 意欲（Desire）：自分に何の得があるか（WIFM）を具体に。1件あたり処理時間-3分など。
- 知識（Knowledge）：どの業務でどのボタンか。10分動画と1ページ手順に絞る。
- 能力（Ability）：実際に使う場面を作る。初週は旧Excelを閉じる日を決め、伴走者を配置。
- 定着（Reinforcement）：評価・ルール・称賛で固定化。週次で達成チームを可視化。
- 定着KPI＋儀式
- 先行指標（行動の量）：ログイン率、初回登録完了率、旧Excel更新回数ゼロ率
- 遅行指標（成果）：処理リードタイム、エラー率、返品率
- 儀式の設計：
- 日次10分：昨日の先行指標とブロッカー共有。「誰が・いつ」除去するか即決
- 週次30分：達成率と称賛、改善要望のTOP3選定、上申事項の確定
- 管理職ライン：旧やり方での報告を禁じ、例外は承認制に
注意点は、すべてを一度にやらないことです。最重要の業務シナリオを1つに絞り（例：受注登録）、そこで先行指標を3つだけ追います。現場は“何をやれば合格か”が明確になると動きます。逆に、メニューが多いほど旧習に戻ります。
明日から実践！定着を促す会議・説明の話し方とテンプレート
現場でそのまま使える台本・文面・フォーマットのサンプルは以下のような感じです。適宜状況に合わせてご活用ください。
- キックオフ台本（初週の朝礼）
- 目的（認知）
- 「今期の遅延原因の36%が二重入力でした。今日から受注は新システムに一本化し、処理時間を平均3分短縮します」
- 現場メリット（意欲）
- 「1日20件で1時間の捻出。17時の定時退社を増やします」
- 最初の一歩（能力）
- 「本日はA班が実登録、B班は見学。10時と15時にその場QAをします。旧Excelは本日閉鎖します」
- ルール（定着）
- 「今週の報告は新システムのダッシュボードのみ。例外は私の承認が必要です」
- 目的（認知）
場合によっては、反対者が出ることもあると思います。そういった場合には、1on1等で、反対者の懸念を解消して、どんどん巻き込んでいきます。
- 反対者への1on1質問例
- 「今のやり方で一番時間を食っている作業はどれですか？」
- 「その5分を短縮できたら、今日何をやめられますか？」
- 「初週に限り、私が承認者として横に座ります。どの時間が良いですか？」
全社へのメール連絡する場合はシンプルにすることも大事です。
- 全社向け周知メール（管理職名義）
件名：受注登録の新システム一本化について（今週の運用）
本文：今週から受注登録は新システムに一本化します。
日次の先行指標は[ログイン率/初回登録率/旧Excelゼロ率]です。
ご確認の上、指標達成にご協力ください。
運用ルール
– ダッシュボードを毎朝9:30に共有
– 日次、週次でモニタリングし、結果は課長職以上に共有
– 例外運用は課長承認
– 初日のサポート窓口：Teams #受注_定着（即時対応）
新しい仕組みの対応で一時的に不便が発生するかもしれませんが、全社の目標である「XXX」を達成するための取り組みであるため、ご協力お願いします。
その他、会議のアジェンダや定着KPIボードはおおむね以下のような形でも問題ありません。
- 会議アジェンダ（週次30分）
- 先行指標（目標/実績/差分）5分
- ブロッカー除去（担当/期限）10分
- 称賛・事例共有 5分
- 改善要望TOP3選定と上申事項 10分
- 定着KPIボード例
| 指標 | 目標 | 実績（今週） | 備考 |
|---|---|---|---|
| ログイン率 | 95% | 91% | A課でPC台数不足。火曜に増設 |
| 初回登録完了率 | 85% | 78% | 返品フローで迷い。動画差し替え |
| 旧Excel更新ゼロ率 | 100% | 88% | 特例対応2件。来週以降禁止 |
会議での言い回し例
「批判は歓迎ですが、旧やり方への後戻りはしません。代案は“誰がいつ”実験できるかで判断します」
「使われない」を解決！定着化に成功したイメージ事例
部品卸A社（受発注40名、月間注文1.2万件）の例です。新システム導入直後、2週目の利用率は18%、旧Excel併用で誤出荷が増えました。改善要望は70件超。ここで業務リーダーが“軽量ADKAR＋KPIと儀式”に切り替えました。
- 認知・意欲の再設計
- 朝礼で「二重入力が月70時間の残業を生む」事実と、「1件あたり3分短縮、今月の残業を2割削減」のメリットを宣言。管理職が「旧Excelでの報告受領を停止」と明言。
- 知識・能力の集中投下
- 業務シナリオを受注登録のみに絞り、10分動画とA4一枚の手順に整理。初週はA班のみ実登録、B班は観察とQA。ベテラン2名を“伴走者”に任命し、席を隣に配置。
- 定着の仕組み化
- 先行指標を「ログイン率・初回登録率・旧Excelゼロ率」に限定。日次10分・週次30分の儀式を運用。例外は課長承認に。
結果（4週目時点）：
– ログイン率92%（+74pt）、初回登録率87%（+69pt）、旧Excelゼロ率98%
– 受注処理リードタイム-31%、誤出荷-42%
– 改善要望は12件に整理、うち8件は翌週リリース
改善前は「使いにくい」の声が渦巻き、何を直せばいいか不明確でした。改善後は、先行指標で“止血”しつつ、称賛と例外ルールで空気を変え、仕様改善は数字に基づいて優先度を決められる状態になりました。業務リーダーが握ったのは高度なITではなく、「言い切り」「最初の一歩」「毎日の儀式」という3つの運用でした。
まとめ
- 使われない理由の多くは人の行動設計の不足です。目的の接地、最初の一歩、上位者の意思表示が鍵です。
- 軽量ADKARでメッセージと支援策を組み、定着KPI（先行指標）と短い儀式で行動を固めます。
- テンプレ（台本・メール・アジェンダ・KPIボード）を使い、迷い時間を削ります。
- まず1業務シナリオに絞り、例外は承認制で“後戻り”を塞ぎます。
明日ひとつだけやるなら、「先行指標3つ（ログイン率・初回登録率・旧Excelゼロ率）を決め、日次10分の朝礼で共有・ブロッカー除去を回す」と宣言し、上記の5分台本で始めてください。
参考リンク
– Prosci: ADKARモデル（変革の5段階） https://www.prosci.com/methodology/adkar
– チェンジ・マネジメントのためのADKARモデルの使い方 https://clickup.com/ja/blog/223742/adkar-model
– チェンジマネジメントのフレームワーク8選！組織における行動変革に必要なステップと手法を解説 https://hq-hq.co.jp/articles/250627_198
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