社内の基幹システム更改。要件定義の会議で「現行業務は変えない前提で」と役員が言い、現場はうなずきます。ベンダーはFitとGap（標準機能で合う・合わない）の一覧を出してきて、Gapの大半に「カスタマイズ提案」が並びます。UAT（受け入れテスト）最終週、ユーザーは「前と同じ操作じゃないと困る」と差し戻し、ベンダーは夜間に修正。いざ本番、導入効果の報告会で役員に「結局、何が良くなったの？」と聞かれ、沈黙します。
本記事では、この「現行踏襲の罠」を避けるための実務フレームを2つに絞って解説し、明日から会議で使えるテンプレートと話法まで提示します。
Contents
現行踏襲の落とし穴：典型的な失敗パターンの現場描写
よくあるのは「現行を壊さない」ことが安全策に見え、意思決定の拠り所が「前からそうしている」になるパターンです。会議では次のようなセリフが飛び交います。
- 「その承認、うちの部では必須なんです。監査で言われるので」（根拠は実は昔の監査指摘）
- 「この例外は年に数回だけど、VIP顧客だから外せません」（頻度と費用の比較がない）
- 「移行リスクがあるので、新旧の二重入力でしばらく運用します」（期間の区切りがない）
こうして例外が積み上がると、標準機能に合わせるチャンスを逃し、カスタマイズが雪だるま式に増えます。Fit&Gap（標準適合性の判定）で現行を正とするため、議論は「合わせるための仕様」になり、削る話は出ません。結果として、次の悪化が起きます。
- コスト増：当初見積の1.3〜1.8倍に。開発・テスト・移行が膨らみます。
- スケジュール遅延：例外対応のテストが末尾に集中し、手戻りで2〜3カ月延びます。
- 効果不明：KPI（重要指標）が定義されないままGo-Liveし、「体感的に便利」以上の説明ができません。
- 運用負担増：二重入力や暫定Excelが常態化し、現場の残業が増えます。
さらに厄介なのは社内政治です。「あの部の承認だけ外すのは不公平だ」という声が出ると、判断が止まります。こうなると発注側のあなたは、ベンダーには仕様増を飲ませ、社内には“痛み”を先送りする板挟みになります。真面目に進めるほど損をする構図です。打開には、仕様議論の前に「何をやめるか」を先に決める土台が必要です。
解決の原理：目的から逆算する業務再設計とKCDキャンバス
論点は2つだけに絞ります。順番の原則と、やめる・変える・残すを仕分ける枠です。
意思決定の順番を変える
「目的→指標→原則→業務→システム」の順で決めます。
- 目的：今回のリプレースで達成したい事業成果（例：受注から出荷までのリードタイムを2日→当日に短縮）
- 指標（KPI）：数字で測れるもの（例：承認数12→3、例外シナリオ80→15以下、カスタマイズ費を5割削減）
- 原則：判断ルール（例：「標準機能優先」「例外は週1件未満でなければ廃止」「監査根拠が文書で示せなければ承認は廃止」）
- 業務：To-Be（理想の業務フロー）を描く。現行の写経は禁止。
- システム：To-Be業務を最小コストで実装する方法（設定・開発・外部化）を選ぶ。
この順番は、お金・時間・社内政治の三面で効きます。お金はカスタマイズ削減で直に下がります。時間は意思決定のやり直しが減ります。社内政治は「原則」に紐づけることで“人の都合”ではなく“合意したルール”として説明できます。
KCDキャンバスで仕分ける
KCDとは、Keep（残す）・Change（変える）・Drop（やめる）の頭文字です。業務ステップやルールを1行1要素で並べ、K/C/Dを決めます。判断のために、次の5つの問いを当てます。
- その活動は顧客価値に直結していますか？直結しないならDrop候補です。
- 監査・法令の根拠は文書で示せますか？示せなければDrop。
- 頻度とコストは釣り合いますか？年1件に月次の承認は過剰です。
- 例外をまとめて標準に寄せられますか？寄せられるならChange。
- 残すなら“最小のやり方”は何ですか？RPAや手作業の暫定は期間を区切る。
KCDはベンダー見積りの透明化にも効きます。Dropすれば開発が消えます。Changeは設定や簡易開発の範囲に収める交渉材料です。Keepは“そのまま”ではなく“標準で置き換え”が原則です。この枠を使うと「全面踏襲」ではなく「目的に効く最小限の踏襲」に変わり、投資対効果が見える化します。
明日から使えるテンプレ・話法・フォーマット
まずは仕分けの台紙です。コピーして使えます。
KCDキャンバス（1行1要素で記入）
| 業務ステップ/ルール | 現状のやり方 | K/C/D | 根拠（目的・指標・法令/監査） | 影響（コスト/リスク） | 実装方針（標準/設定/開発/外部化/手作業暫定） | 決定者 | 期日 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
意思決定ログ（後戻り防止）
| ID | 議題 | 決定内容 | 代替案 | 根拠資料リンク | 影響範囲 | 決定者/同意者 | 実施期限 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
会議アジェンダ（60分）
- 目的・指標の再確認（5分）
- KCDレビュー：本日の対象10件（40分）
- 決定の記録と宿題（10分）
- リスク・前提の更新（5分）
司会の話法例（冒頭と反論時）
本日は“何をやめるか”を先に決めます。原則は3つだけです。1つ、標準機能優先。2つ、監査・法令の根拠がなければ承認は廃止。3つ、年1回以下の例外はDrop。反対意見は根拠とコストでお願いします。
VIP対応を残す場合、年3件に対して年間200時間の運用コストです。目的の“当日出荷”と矛盾します。Changeに寄せる案（値引き基準の標準化）を先に検討しましょう。
事前合意メールひな形
件名：業務再設計の判断原則（KCD）合意のお願い
本文：
各位
次回ワークショップで業務ルールのKCD（残す/変える/やめる）を決定します。合意した原則は下記です。
1. 目的：受注〜出荷リードタイムを当日化。
2. 指標：承認数12→3、例外80→15、カスタマイズ費▲50%。
3. 原則：標準機能優先／監査・法令根拠のない承認は廃止／年1回以下の例外は廃止。
各部で「監査・法令の根拠資料」「例外頻度（直近1年）」をご準備ください。
PMO ○○例外削減クイックチェック（会議でYes/No）
- 直近12カ月の発生件数は月1件未満ですか？
- 顧客満足への直接影響は定量化できますか？
- 代替手段（標準値引き、手数料）で吸収できますか？
- 監査・法令の根拠は文書で提示できますか？
- Dropした場合の年間コスト削減は○時間/○円以上ですか？
このテンプレは、チャットや議事録にそのまま貼れます。会議体で使うほど、議論が「好み」から「ルールと数字」に移り、社内合意が作りやすくなります。ベンダーにはKCDの列「実装方針」に基づき、見積の内訳（設定/開発/移行/テスト）を分解させ、DropやChangeの反映を即日リバイスさせると効果的です。
適用例：受注〜出荷リプレース案件に当てはめる
事例設定：老舗メーカーの受注〜出荷プロセス。現状は承認12段、紙稟議、Excel転記、出荷は翌日。例外は80種類。新ERPへリプレース予定でしたが、現行踏襲の声が強く、カスタマイズ見積が2,000万円に膨張していました。
Before（現行踏襲のまま）
– Fit&GapでGap多数、カスタマイズ2,000万円、期間+3カ月。
– UATで「前と同じボタン配置に」と差し戻しが連発。
– 二重入力の暫定運用が「当面」で固定化。
– KPI未定で効果説明ができず、スポンサーが不満。
Cを当てはめる：KCDキャンバスと順番の原則を導入
– 目的：当日出荷化（出荷リードタイム2日→0日）
– 指標：承認12→3、例外80→15、カスタマイズ費▲50%、二重入力期間は最大4週間に限定。
– 原則：標準機能優先／監査・法令以外の承認は廃止／年1回以下の例外は廃止。
– 1週間でKCDワークショップ3回、各回10〜15件を決定。監査室に根拠の確認を同席依頼。
KCD抜粋（サンプル記入）
– 「特別値引きは営業部長・本部長・役員の三重承認」→D（法令根拠なし、年6件、年間運用コスト200時間）
– 「VIP顧客向け当日便のFAX依頼」→C（ポータル申請に統合。SLA明文化）
– 「手書きピッキングリスト」→D（スキャン運用。棚卸しと統合）
– 「月次の紙稟議」→D（電子申請へ。監査とログで代替）
会議での一幕（司会のセリフ）
引用:
「この三重承認は年6件で、当日出荷の遅延要因です。法令根拠はありません。代替として標準の値引き上限を設定し、逸脱は翌営業日に事後レビューとします。K→C→Dの順で検討しましたが、今回はDと判断します。」
After（適用結果）
– 承認12→3（出荷・信用・供給の3承認のみ）。
– 例外80→14に整理、うち8はポリシー統一で標準化。
– カスタマイズ費2,000万円→600万円（設定中心）。
– 移行後の二重入力は4週間で打切り、以降は停止。
– 出荷リードタイムは平均0.8日→0.1日（当日内）。
– ユーザー教育は操作ではなく“原則”と“意図”を中心に再設計。
スポンサー報告では、KPIの達成状況を意思決定ログとセットで提示しました。「何をやめたか」「なぜやめたか」「いくら浮いたか」が1枚にまとまり、社内の反発も「合意した原則に照らすと確かに不要」という空気に変わります。ベンダー側の再見積も即日出せるため、稟議は1回で通過しました。現行踏襲の罠は、技術ではなく意思決定の型で回避できます。
まとめ
- 問題の本質は「現行を正」とする順番の誤りです。仕様の前に「目的→指標→原則→業務→システム」の順で決めることが重要です。
- KCDキャンバスで業務要素を1行ずつ「残す/変える/やめる」に仕分けると、議論が“好み”から“根拠と数字”に移り、社内政治を減らせます。
- 原則は「標準機能優先」「監査・法令なき承認は廃止」「低頻度例外は廃止」の3点に絞り、意思決定ログで後戻りを封じます。
- ベンダーにはKCDの実装方針列に基づいて見積内訳を分解させ、Drop/Changeの効果を即日反映させます。投資対効果が明確になります。
明日ひとつだけやるなら、次回会議の冒頭で「KPI（承認数、例外数、カスタマイズ費）の目標値」と「原則3つ」を読み上げ、KCDキャンバスの空表を配ってDrop候補を3件決めてください。ここから歯車が逆回転を始めます。
- 経済産業省「DXレポート（2025年の崖）」https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html
- IPA「非機能要求グレード」https://www.ipa.go.jp/sec/softwareengineering/nfr.html
- IPA「BPMNで始める業務プロセスのモデリング入門」https://www.ipa.go.jp/ikc/reports/20220328.html
- デジタル庁「業務改革のためのデジタルガバナンス・コード」https://www.digital.go.jp/policy/digital_governance_code/
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